Tous les mois, vous recevez votre fiche de paie et le versement de votre salaire : c’est grâce au responsable paie de votre établissement public de santé. Son travail consiste à veiller au traitement de toutes les données pour établir les documents pour la rémunération des agents hospitaliers. Il a, sous sa responsabilité, une équipe de gestionnaires de paie. Mais comment devenir responsable de paie dans la Fonction publique hospitalière ? Nous vous donnons toutes les informations sur ce poste particulièrement important pour le bon fonctionnement de l’hôpital.
Qu’est-ce que le métier de responsable paie dans la Fonction publique hospitalière ?
Ce poste est, le plus souvent, rattaché à la direction des ressources humaines. Le responsable travaille en lien avec ce service pour mettre en pratique les réglementations relatives au niveau de salaire des agents hospitaliers, en fonction de plusieurs critères dont leur ancienneté et leur catégorie.
Le spécialiste de l’établissement de la feuille de paie
La feuille de paie est en général assez complexe à établir. Dans la Fonction publique hospitalière, les éléments à prendre en compte sont nombreux, avec par exemple :
• le traitement indiciaire de base ;
• l'indemnité de résidence ;
• le supplément familial de traitement (SFT) ;
• la nouvelle bonification indiciaire (NBI) ;
• les primes et indemnités ;
• les remboursements de frais ;
• les avantages en nature.
Le garant de la réglementation concernant la paie des agents hospitaliers
Les réglementations évoluent aussi. C’est le cas en juillet 2023 avec une nouvelle rubrique : « montant net social ». Le responsable paie d’un établissement doit faire le nécessaire pour que cette catégorie soit mise en place dans les délais.
La valeur et le nombre du point d’indice ont été modifiés pour minimiser la perte du pouvoir d’achat des fonctionnaires. Ces mesures salariales doivent être prises en compte par le responsable paie. Cela nécessite une certaine vigilance de leur part pour que ces nouvelles dispositions soient répercutées sur la rémunération de l’ensemble du personnel hospitalier.
Le responsable paie anticipe le paramétrage des logiciels prévus pour le paiement des salaires. Lorsqu’il y a des erreurs, il est aussi en charge des mesures correctrices.
La formation des responsables de paie dans la Fonction publique hospitalière
Ce métier est très technique : il nécessite une formation particulière.
Une licence professionnelle spécialisée
Il existe une licence professionnelle en gestion de paie et administration du personnel. Cette formation initiale est envisageable en contrat d’apprentissage après un BTS (Brevet de technicien supérieur) ou DUT/BUT (diplôme universitaire de technologie, Bachelor universitaire de technologie). Il est aussi possible de devenir responsable de paie en formation continue, pour du personnel déjà en place dans l’établissement hospitalier.
Un master 2 en ressources humaines ou en gestion
C’est l’autre formation possible pour les responsables de paie. De nombreuses licences, professionnelles ou non, permettent d’accéder à ce type d’études. Pour devenir responsable de paie, l’étudiant axe sa spécialisation sur la gestion de la paie en ayant des connaissances en ressources humaines.
Les compétences requises pour devenir un responsable de paie dans la Fonction publique hospitalière
Un manager communicant
Si le responsable de paie possède des compétences techniques pour exercer son travail, il doit aussi présenter des qualités de communication et d’encadrement des équipes. En effet, il a sous ses ordres des gestionnaires de paie auxquels il doit transmettre les évolutions des éléments de paie, tout en vérifiant qu’ils ont accès à toutes les données. Ce sens de la communication est indispensable pour expliquer de manière pédagogique le contenu du bulletin de salaire et le calcul de la rémunération à une personne de l’équipe des ressources humaines. Cela peut s’effectuer dans le cadre d’un arbitrage, par exemple.
Une rigueur indispensable
Les bulletins de paie sont complexes à établir et demandent aux différents intervenants une certaine rigueur pour prendre en compte toutes les évolutions des agents hospitaliers (échelons, prime, etc.). Le responsable de paie a la capacité de contrôler et d’analyser des données et des tableaux de bord. Il doit veiller à la diffusion et à l’application des procédures récentes.
Une discrétion professionnelle
Les informations contenues dans un bulletin de paie n’ont pas vocation à être divulguées : c’est le rôle du responsable de paie de garder ces données confidentielles.
Une bonne connaissance des logiciels de paie et du parcours des agents hospitaliers
La rémunération des agents de la Fonction publique hospitalière obéit à des règles particulières qui ne sont pas les mêmes que celles des contractuels. Le responsable de paie maîtrise aussi bien la réglementation régissant les fonctionnaires de droit public que les contractuels de droit privé. Voici quelques exemples de connaissances à acquérir :
• mécanismes de rémunération (traitement de base, primes et indemnités liées au grade, à la fonction ou à la présence) ;
• logiciel dédié à la carrière et à la paie (HR Access) ;
• plate-forme « net entreprise » destinée à produire et transmettre les attestations Pôle emploi ;
• logiciel dédié à la gestion du temps (Gestime).
Le recrutement et le salaire d’un responsable de paie dans la Fonction publique hospitalière
Le recrutement est organisé de différentes manières
• Concours externe sur épreuves : ce recrutement est organisé au niveau national pour toutes les personnes titulaires d’au moins une licence ou un diplôme classé 6. Après l’admission au concours, une formation de 12 mois est prévue avec une évaluation en fin de cycle.
• Concours interne sur épreuves : pour les fonctionnaires ou agents non titulaires de la Fonction publique hospitalière avec 3 ans de services publics effectifs. La formation est similaire au concours externe.
• 3e concours sur épreuves : ce concours est ouvert à toutes les personnes qui justifient d’au moins 5 ans d’exercice d’un ou plusieurs mandats dans une collectivité territoriale en tant que responsable.
• Inscription sur une liste d’aptitude : cela concerne, par exemple, les adjoint des cadres hospitaliers qui sont appréciés pour leur valeur professionnelle et leurs acquis.
• Détachement ou intégration directe : ce mode de recrutement permet l’intégration d’un fonctionnaire d’un autre corps ou un cadre catégorie A qui correspond au profil demandé.
Le salaire selon la grille indiciaire des attachés d’administration hospitalière
Ce métier fait partie du corps des attachés d’administration hospitalière, catégorie A. Il existe plusieurs grades :
• Attaché d'administration hospitalière (11 échelons) : un salaire brut allant de 1 919,88 euros à 3 313,03 euros à l’échelon 11.
• Attaché d'administration hospitalière principal (10 échelons) : un salaire brut de 2 461,39 euros à 4 041,60 euros à l’échelon 10.
• Attaché d'administration hospitalière hors classe (6 échelons + échelon spécial) : un salaire brut de 3 224,42 euros à 4 784,95 euros.